Саша Карепина

Искусство делового письма

Законы, хитрости, инструменты

ОБ АВТОРЕ

Саша
Карепина.

Бизнес-тренер по письменным коммуникациям и копирайтингу, автор книг о деловой переписке. Помогает компаниям делать рабочие тексты понятными и убедительными.

Сайт автора
О КНИГЕ

Искусство
делового письма

Законы, хитрости, инструменты

Книга объясняет, как донести главную мысль, подобрать аргументы, учесть интересы адресата и оформить письмо так, чтобы его было удобно читать.

Карепина разбирает разные деловые ситуации, а также примеры из литературы и истории. В этом лонгриде её приёмы показаны на учебных письмах между организациями.

ФАКТЫОБРАЗОФОРМЛЕНИЕ
Содержание и биография проверены по сайтам автора и издательства.Об авторе у издателя

ПИСЬМО НА РАЗБОР

Что не так
с этим письмом?

В главе «Посадить дерево» Карепина объясняет, почему главную мысль письма важно показывать сразу. Разберём учебный запрос одной организации к другой: хватает ли в нём сведений для ответа?

УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР · ДЕЛОВОЙ ЗАПРОСПРИЁМ ИЗ ГЛАВЫ 1

Уважаемые коллеги!

В связи с завершением отчётного периода просим оперативно предоставить необходимые закрывающие документы по договору.

Не указаны конкретный документ, номер договора и дата ответа. Получателю придётся уточнять запрос.

Черновик

Учебный пример показывает принцип из главы «Посадить дерево». Письма составлены для лонгрида и не являются цитатами из книги.

Саша Карепина · Глава 1 «Посадить дерево»
СОДЕРЖАНИЕ
Как письмо становится понятным

ВВОДНАЯ ГЛАВА · «САМ СЕБЕ ЗАПОРОЖЕЦ»

У хорошего
письма три
измерения.

Карепина рассматривает деловое письмо сразу с трёх сторон: факты, образ автора и оформление. Все они влияют на то, как человек поймёт сообщение.

03 составляющие
делового письма

Нажимай на круги, чтобы увидеть, за что отвечает каждый элемент.

01 / 03

Факты

Какие сведения нужны адресату и в какой последовательности их лучше изложить.

Три стороны одного письма, а не три независимых правила. По вводной главе книги

ГЛАВА 1 · «ПОСАДИТЬ ДЕРЕВО»

Сначала суть.
Потом доводы.

Карепина предлагает выстраивать письмо как дерево: на вершине - главная мысль, ниже - доводы, ещё ниже - подробности.

Посмотрим, как применить этот приём к деловому запросу: одна главная просьба, два обоснования и конкретные сведения, необходимые для исполнения.

Шаг 1 - сначала читатель должен увидеть главную просьбу.

СХЕМА ПО ГЛАВЕЗАПРОС ПОДПИСАННОГО АКТА
ГЛАВНАЯ МЫСЛЬ
Просим направить подписанный акт за октябрь
ДОВОД 1

Нужна сверка услуг

акт за октябрь 2026 года
договор № 18/26
подписанный экземпляр
ДОВОД 2

Требуется закрыть период

срок до 20 ноября
отправка ответным письмом
Учебная схема делового запроса по принципу из главы 1. Пример составлен для лонгрида.
Приём работает потому, что читатель не продирается через весь текст в поисках смысла - он получает смысл сразу.
Источник - глава «Посадить дерево»

ГЛАВА 2 - «МЕДНЫЙ ГРОШ»

Письмо начинают
с интереса адресата.

Карепина называет «медным грошом» важный для адресата интерес. В деловом письме стоит показать не только свою просьбу, но и значение ответа для другой стороны.

В главе рассматриваются разные способы начать письмо. Применим их к одному учебному запросу акта оказанных услуг и посмотрим, как меняется акцент.

Главный вопрос: зачем адресату исполнять запрос и как это связано с его рабочими задачами?

НАЧАЛО ПИСЬМАФОКУС НА СЕБЕ

«Просим направить подписанный акт за октябрь 2026 года.»

Просьба названа прямо, но причины и срок пока не видны.

ВАРИАНТ НАЧАЛА ПИСЬМА 1 / 3

«Понятно, какой документ запрашивают. Но зачем он нужен сейчас?»

просьба проблема общий результат
Все три варианта написаны специально для лонгрида. Приём взят из главы «Медный грош», примеры не являются цитатами из книги.
ТРИ ТОЧКИ ВХОДАОДНА СИТУАЦИЯ · РАЗНЫЕ АКЦЕНТЫ
АПРОСЬБАчто требуется нам
БПРОБЛЕМАчто мешает работе
ВОБЩАЯ ЗАДАЧАчто важно обеим сторонам

Это три способа сделать акцент в начале письма. Направление стрелок показывает сравнение вариантов, а не обязательный порядок.

ГЛАВА 4 / ПОСТРОЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ ФРАЗ

Кто здесь
что делает?

Карепина обращает внимание на подлежащее и сказуемое. Когда в предложении ясно, кто действует и что происходит, текст легче воспринимать.

Посмотрим, как одна редакторская правка меняет фразу, не меняя её смысл.

ФРАГМЕНТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ЧЕРНОВИК
Отделом кадров была проведена проверка заявок, в ходе которой осуществлено выявление ошибок.
Действующее лицо и действия скрыты за тяжёлыми оборотами.

Нажмите, чтобы сравнить две формулировки.

Смысл остался прежним, но вместо отвлечённых оборотов появились конкретный исполнитель и действия.

Пример составлен для лонгрида, не является цитатой. Основа - глава «Факт наличия и наличие фактов». Содержание книги

ИНТОНАЦИЯ
Смысл можно сказать по-разному

ОБРАЗ АВТОРА · КАК ПИСЬМО ЗВУЧИТ

Каким голосом
говорит письмо?

В книге Карепина показывает: по письму адресат считывает не только факты, но и образ автора. Один и тот же смысл может прозвучать сухо, навязчиво или по-деловому точно.

Ниже - небольшой «тональный пульт». Он сравнивает три варианта одной и той же мысли. Содержание похоже, но ощущение от письма меняется сильно.

Пример составлен специально для лонгрида по мотивам глав об образе автора. Это не цитата из книги.
ЧИНОВНИК
ФРАГМЕНТ ПИСЬМА БЕЗЛИЧНО

«Сообщаем о необходимости направить документы до 15 ноября.»

Фраза формально верна, но звучит так, будто перед нами не человек, а обезличенный аппарат.

КОГДА ПИСЬМО ПИСАТЬ НЕПРОСТО

Неудобные
письма.

Отказать. Высказать претензию. Признать ошибку.

Карепина посвящает этим ситуациям отдельные главы и показывает, как сохранить рабочие отношения даже в сложном разговоре.

ПИСЬМО-ОТКАЗ ГЛАВА 6

Отказывать можно без резкости.

Не ограничиваться словом «нет», а показать, что просьба адресата была услышана.

1

Показать, что запрос прочитан

2

Объяснить обстоятельства отказа

3

Предложить альтернативу

Выберите конверт, чтобы увидеть, какие приёмы предлагает автор для каждой ситуации.

Приёмы кратко пересказаны по содержанию глав. Это не цитаты и не образцы писем из книги.
ОФОРМЛЕНИЕ
Пусть текст помогает себя читать

ГЛАВЫ 11-12 · ОФОРМЛЕНИЕ

Текст тот же.
Впечатление другое.

В главах «Кофейные тайны» и «Занимательная шрифтология» Карепина объясняет, как абзацы, списки и шрифтовые выделения помогают читателю увидеть структуру письма.

Попробуйте изменить оформление одного и того же сообщения, не переписывая его смысл.

РЕДАКТОРСКИЙ СТОЛ
Двигайте разделитель
ИСХОДНЫЙ ТЕКСТЧЕРНОВИК

Добрый день! Направляем материалы к встрече 18 ноября. Пожалуйста, изучите: проект договора; таблицу расходов; план работ. Если будут замечания, пришлите их до 16 ноября. Это поможет нам подготовить окончательную версию документов. Спасибо!

Одна плотная полоса текста

ПОСЛЕ РЕДАКТУРЫСТРУКТУРА

Добрый день!

Направляем материалы к встрече 18 ноября. Пожалуйста, изучите:

  • проект договора;
  • таблицу расходов;
  • план работ.

Если будут замечания, пришлите их до 16 ноября. Это поможет нам подготовить окончательную версию документов.

Спасибо!

Абзацы · список · выделение главного

ОФОРМЛЕНОБЕЗ ФОРМАТИРОВАНИЯ
01

Абзацы помогают отделить одну мысль от другой.

02

Список делает перечень видимым с первого взгляда.

03

Акценты позволяют быстрее найти нужную дату.

Пример письма создан для лонгрида. В оформлении применены приёмы из глав 11 и 12. Оглавление книги

ПОСЛЕДНЯЯ ПРАВКА

Письмо
собрано
заново.

Вернёмся к учебному запросу подписанного акта из начала лонгрида. Теперь применим к нему несколько приёмов Карепиной: начнём с сути, добавим обоснование и уточним интерес адресата.

Нажмите на этапы или запустите анимацию. Все данные договора и письма в примере условные.

Черновик: просьба теряется среди подробностей, а письмо трудно охватить с первого взгляда.

Реконструкция делового запроса по приёмам из книги: «Посадить дерево», «Медный грош» и разделу об оформлении. Пример и реквизиты условные.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО-ЗАПРОС · УЧЕБНАЯ ПРАВКАЧЕРНОВИК

Уважаемые коллеги!

В связи с завершением отчётного периода и необходимостью оформления документации просим в кратчайшие сроки предоставить необходимые закрывающие документы по договору.

ПРОБЛЕМА: неясно, какой документ нужен и когда
УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР · НЕ ЦИТАТА ИЗ КНИГИШАГ 0 / 4
ПОСЛЕДНЯЯ СТРАНИЦА О КНИГЕ САШИ КАРЕПИНОЙ

После этой книги
я читаю письма
иначе.

Не только проверяю слова. Стараюсь представить человека, который получит письмо.

МОЙ ВЫВОД

Самое полезное в книге для меня - взгляд на письмо как на инструмент общения, а не просто набор правил вежливости. Карепина показывает, как выстроить факты, учесть интересы адресата, выбрать тон и сделать текст удобным для чтения.

Больше всего запомнились два приёма: «дерево», которое помогает выстроить доводы, и «медный грош», который заставляет посмотреть на текст глазами получателя.

ВОПРОС, КОТОРЫЙ Я ОСТАВЛЯЮ СЕБЕ

Что адресат поймёт из моего письма и как сможет на него отреагировать?

Моя оценка книги. Это не цитата и не формулировка автора.

АВТОР ЛОНГРИДА

Сделано Карташовой Софьей

Источник: «Искусство делового письма»